Öffentliche Ausschreibungen

Wählen Sie unter den besten Agenturen


Wenn öffentliche Institutionen, Verbände oder Unternehmen verpflichtet sind, Ihre Werbeagenturen oder Kommunikations-Dienstleister per Ausschreibung zu finden, müssen sie eine Unzahl strenger rechtlicher Vorgaben einhalten.

Wir helfen Ihnen, diesen formellen Anforderungen gerecht zu werden und diese gleichzeitig inhaltlich so aufzubereiten, dass Sie ausschließlich geeignete Werbeagenturen zielgerichtet adressieren und für eine ernstgemeinte Bewerbung motivieren können.

Die Unterlagen und Informationen, die die Agenturen im Wege einer Ausschreibung ausfüllen und einreichen müssen, sind überaus umfangreich und – zumindest bei den ersten „Versuchen“ – sehr kompliziert. Vieles erscheint wenig transparent; es gibt immer wieder Zweifel an der Objektivität und an der Fairness bei den Verfahren. Dazu kommt, dass Leistungsbeschreibungen häufig sehr technisch, verklausuliert und manchmal auch nicht von Kommunikations-Profis verfasst sind. Dies führt dann dazu, dass sich viele Agenturen – auch diejenigen, die für die konkrete Aufgabe und eine aussichtsreiche Bewerbung prädestiniert sind – nicht an den Ausschreibungsverfahren beteiligen.

Wir helfen Ihnen, Ihre Ausschreibung im Rahmen der strengen Vorgaben und Richtlinien so interessant, fachlich fundiert, objektiv, transparent und revisionssicher aufzusetzen, dass Sie sicher sein können, dass alle – oder zumindest die meisten – relevanten Werbeagenturen am Ausschreibungsverfahren teilnehmen möchten.

Wir übernehmen u. a. die folgenden Leistungen:

  • Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Kick-off-Meeting, Unterstützung bei der Erstellung einer fundierten Leistungsbeschreibung, Auftragswertschätzung, Wahl eines Agentur-Modells, Erstellung eines Projektplans
  • Bekanntmachung in der Presse
  • Teilnahme-Wettbewerb: Unterstützung bei der Erstellung einer Entscheidungsmatrix, der Beantwortung von Bewerberfragen, bei Aufklärungsgesprächen, der Bewertung der Teilnahmeanträge, der Erstellung einer Shortlist
  • Angebotsverfahren: Unterstützung bei der Erstellung des Agentur-Briefings/der Preisblätter, der Festlegung der Zuschlagskriterien, der Erstellung einer Bewertungsmatrix, der Beantwortung von Bieterfragen, der Bewertung der eingehenden indikativen Angebote und bei Aufklärungsgesprächen
  • Wettbewerbs-Präsentation: Unterstützung bei der Erstellung des Ablaufplans sowie der Verhandlungsführung in den Präsentationen
  • Agenturvertrag und -vergütung: Unterstützung beim Benchmarking der Angebote, bei der Entwicklung/Überarbeitung des Agenturvertrags, der Festlegung des Vergütungssystems und des Prozess- und Projektmanagement-Systems sowie gegebenenfalls die Teilnahme an Vor-Ort-Terminen bei ausgewählten Bietern